Ochrana oznamovatelů / Whistleblowing

Informace pro oznamovatele možného protiprávního jednání

Informace pro oznamovatele možného protiprávního jednání

Ve věcech rovného zacházení nebo diskriminace nebo v případě otázek týkajících se zákonného a etického jednání se zaměstnanci mohou obrátit na personální oddělení zaměstnavatele nebo na etickou linku společnosti Berkshire Hathaway www.brk-hotline.com, bezplatná linka 800-143-337.

V souladu s povinnostmi uloženými naší společnosti Marmon Foodservice Manufacturing s.r.o., IČO 09361715, se sídlem v Letiště Brno-Tuřany 964/13, 627 00 Brno, sp. zn. C 118650 vedená u Krajského soudu v Brně, zákonem č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, v platném znění („zákon o ochraně oznamovatelů“) jsme zavedli vnitřní oznamovací systém.

Vnitřní oznamovací systém představuje souhrn postupů a nástrojů, které slouží k přijímání oznámení, nakládání s ním, ochraně totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochraně informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem.

Níže shrnujeme základní informace, které Vás, jakožto oznamovatele, mohou zajímat.

Kdo může být oznamovatelem a na jaká oznámení se vztahuje zákonná ochrana?

Oznamovatelem může být pouze fyzická osoba, která vykonává nebo vykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost pro naši společnost (zaměstnanec, praktikant či stážista), která se v této souvislosti dozvěděla o možném protiprávním jednání, ke kterému došlo nebo má dojít u naší společnosti a které:

  • má znaky trestného činu;
  • má znaky přestupku, za který zákon stanoví pokutu s horní hranicí alespoň 100.000,- Kč;
  • porušuje zákon o ochraně oznamovatelů, nebo
  • porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie ve specifikovaných oblastech (daně z příjmů právnických osob, předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, ochrany spotřebitele, požadavků na výrobky včetně jejich bezpečnosti, ochrany životního prostřední, hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek, ochrany osobních údajů atd.).

Společnost vylučuje přijímání oznámení od osoby, která pro naši společnost nevykonává či nevykonávala práci nebo jinou obdobnou činnost podle ustanovení § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) zákona o ochraně oznamovatelů, tj. nepřijímáme oznámení od jiných osob než od našich zaměstnanců, praktikantů nebo stážistů. 

Jak je možné podat oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému?

Naše společnost umožňuje oznamovateli podat oznámení písemně a ústně. Oznámení se podávají příslušné osobě, kterou za tímto účelem naše společnost jmenovala:

Příslušná osoba: Tomáš Čermák

E-mail: oznameni.marmon@weinholdlegal.com

tel: +420 602 301 757

Adresa: Weinhold Legal, s.r.o. advokátní kancelář, IBC, Příkop 6, 602 00 Brno

  1. Písemné oznámení:
    • v elektronické podobě na e-mailovou adresu příslušné osoby, ke které nemá nikdo jiný přístup;
    • v listinné podobě poštou na adresu příslušné osoby, listinná podání musí být v zalepené obálce s onačením „NEOTVÍRAT – OZNAMOVATEL“, jinak není možné zajistit dostatečnou ochranu oznamovatele;
  2. Ústní oznámení:
    • telefonicky příslušné osobě v pracovní dny od 9:00 do 15:00;
    • na žádost oznamovatele i osobně;
    • o ústním oznámení se pořídí zvuková nahrávka nebo záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. Zvukovou nahrávku ústního oznámení lze pořídit pouze se souhlasem oznamovatele. Příslušná osoba umožní oznamovateli, aby se k záznamu nebo přepisu zvukové nahrávky, byl-li pořízen, vyjádřil; vyjádření oznamovatele se k záznamu nebo přepisu přiloží.

Je možné podat anonymní oznámení?

Naše společnost nepřijímá anonymní oznámení. V oznámení musí být vždy uvedeno jméno, příjmení a datum narození nebo jiné údaje, ze kterých je možné identifikovat oznamovatele.

Informace o přijetí oznámení, lhůta pro posouzení oznámení

Příslušná osoba nejpozději do 7 dnů vyrozumí oznamovatele o přijetí oznámení. Příslušná osoba oznamovatele nevyrozumí, pokud o to požádal, příp. je zřejmé, že by vyrozuměním došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele.

Důvodnost oznámení příslušná osoba posoudí do 30 dnů ode dne přijetí oznámení. Ve stejné lhůtě taktéž oznamovatele vyrozumí o výsledcích posouzení. Ve složitých případech je možné lhůtu o 30 dnů prodloužit, a to maximálně dvakrát. O prodloužení a důvodech, které k prodloužení vedly, příslušná osoba vyrozumí oznamovatele před uplynutím lhůty.

V případě, že příslušná osoba vyhodnotí oznámení jako nedůvodné, poučí oznamovatele o možnosti podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Podání oznámení prostřednictvím externího systému Ministerstva spravedlnosti

Vedle podání oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému společnosti mohou oznamovatelé podat oznámení prostřednictvím externího oznamovacího systému zřizovaného Ministerstvem spravedlnosti.

Ministerstvu spravedlnosti lze oznámení podat ústně, písemně, osobně (na žádost oznamovatele) nebo na https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Další podrobnosti ohledně podávání a vyřizování oznámení podaných prostřednictvím externího oznamovacího systému Ministerstva spravedlnosti jsou k dispozici na: https://oznamovatel.justice.cz/informace-pro-oznamovatele/.

Ochrana oznamovatele a dalších chráněných osob

Oprávněný oznamovatel ani další chráněné osoby uvedené v § 4 odst. 2 zákona o ochraně oznamovatelů nesmí být vystaveni odvetným opatřením v souvislosti s podáním oznámení a společnost nesmí ani umožnit, aby byli vystaveni odvetným opatřením ze strany jiných osob.

Zpracování osobních údajů oznamovatele  

Zpracování osobních údajů upravují Zásady zpracování osobních údajů – informace pro oznamovatele, které jsou k dispozici na www.marmonfoodservice.cz. v sekci Ochrana oznamovatelů/Whistleblowing.

ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ – INFORMACE PRO OZNAMOVATELE

Základní, informace o tom, jak můžete Vy, naši zaměstnanci, praktikanti a stážisti podat oznámení, jaké oznámení je chráněno zákonem, nebo jak probíhá vyřizování oznámení, se dozvíte v Informaci pro oznamovatele možného protiprávního jednání dostupné na www.marmonfoodservice.cz v sekci Ochrana oznamovatelů/Whistleblowing. Další informace pro zaměstnance obsahuje také příslušná vnitřní směrnice společnosti.

Osobními údaji se rozumí informace týkající se určité fyzické osoby, kterou lze na základě této informace, případně ve spojení s dalšími informacemi, identifikovat.

OBSAH

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Jaké Vaše osobní údaje a za jakým účelem zpracováváme?

Z jakých zdrojů získáváme Vaše osobní údaje?

Příjemci osobních údajů.

Předáváme osobní údaje do zemí mimo EHP?

Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?

Jak dlouho budeme Vaše osobní údaje uchovávat?

Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů?

Dotazy a kontakty.

Změny těchto zásad.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem údajů je společnost Marmon Foodservice Manufacturing s.r.o., IČO 09361715, se sídlem v Letiště Brno-Tuřany 964/13, 627 00 Brno, sp. zn. C 118650 vedená u Krajského soudu v Brně („Společnost“).

Společnost určuje, jakým způsobem a za jakým účelem se Vaše osobní údaje budou zpracovávat.

Společnost určila k přijímání a posuzování důvodnosti oznámení příslušnou osobu. Kontaktní údaje příslušné osoby naleznete v kapitole „Dotazy a kontakty“ níže.

Jaké Vaše osobní údaje a za jakým účelem zpracováváme?

Osobní údaje, které v souvislosti s oznámeními, které prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému podáte, shromažďujeme, a právní základ a účel jejich zpracování jsou podrobně popsány níže.

Osobní údaje

Základní identifikační a kontaktní údaje oznamovatele:

  • jméno a příjmení,
  • datum narození,
  • kontaktní údaje,
  • jiné údaje, z nichž lze dovodit totožnost oznamovatele.

Údaje související s oznámením:

  • podrobnosti o přijetí, posuzování a vyřízení oznámení,
  • shrnutí obsahu oznámení,
  • osobní údaje dalších osob uvedených v oznámení.

Účel zpracování

  • Příjem a posuzování oznámení v souladu se zákonem,
  • prevence páchání protiprávního jednání,
  • vynucování dodržování právních předpisů a interních předpisů Společnosti.

Právní základ zpracování

  • Plnění zákonných povinností Společnosti,
  • oprávněný zájem Společnosti na dodržování právních předpisů jejich zaměstnanci a prevenci protiprávního jednání.

Z jakých zdrojů získáváme Vaše osobní údaje?

Osobní údajů získáváme především od oznamovatele a dalších osob zúčastněných na vyřizování oznámení nebo ze systémů či evidencí vedených Společností. Taktéž je můžeme v rámci prověřování daného oznámení získat z veřejně přístupných zdrojů, od jiných osob či orgánů veřejné moci.

Příjemci osobních údajů

Příjemcem osobních údajů oznamovatele a dalších v rámci oznámení/prošetřování oznámení identifikovaných osob je příslušná osoba, která přijímá, eviduje, posuzuje a prošetřuje jednotlivá oznámení.

Osobní údaje mohou být dále zpřístupněny orgánům činným v trestním řízení či jiným orgánům veřejné moci za podmínek stanovených zákonem.

Informace o totožnosti oznamovatele a dalších chráněných osobách je možné poskytnout jen s jejich písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů. Poskytuje-li příslušná osoba informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, je povinna o tom předem oznamovatele vyrozumět společně s důvody, pro které je povinna informaci o totožnosti poskytnout, a umožnit oznamovateli, aby se k poskytnutí informace vyjádřil.

Předáváme osobní údaje do zemí mimo EHP?

Společnost nepředává Vaše osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor.

Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?

Společnost za účelem zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti Vašich osobních údajů používá moderní zabezpečovací systémy. Konkrétně jsme přijali vhodná bezpečnostní technická a organizační opatření proti nezákonnému nebo neoprávněnému zpracování osobních údajů a proti náhodné ztrátě či poškození osobních údajů.

Přístup k Vašim osobním údajům je umožněn pouze příslušné osobě, která přijímá, eviduje, posuzuje a prošetřuje jednotlivá oznámení.

Jak dlouho budeme Vaše osobní údaje uchovávat?

Vaše osobní údaje budeme uchovávat pouze po dobu, po kterou je budeme potřebovat ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny (viz výše), pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. při soudním sporu nebo pro účely kontroly) a ke splnění našich zákonných archivačních povinností.

Příslušná osoba je povinna uchovávat oznámení podané prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a dokumenty související s oznámením po dobu 5 let ode dne přijetí oznámení.

Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů?

Za stanovených podmínek můžete uplatnit veškerá níže uvedená práva, které Vám přiznávají právní předpisy upravující ochranu osobních údajů, a to zejména obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů (GDPR):

  • právo na jasné, transparentní a srozumitelné informace o tom, jak jsou používány Vaše osobní údaje a jaká jsou Vaše práva;
  • právo na přístup k osobním údajům a poskytnutí dalších informací o zpracování Vašich osobních údajů;
  • právo na opravu nesprávných a neúplných osobních údajů;
  • právo získat Vaše osobní údaje a přenést je k jinému správci;
  • právo podat námitky proti zpracovávání Vašich osobních údajů;
  • právo na omezení zpracování osobních údajů;
  • právo na vymazání osobních údajů;
  • právo odvolat poskytnutý souhlas se zpracováním;
  • právo podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz).

Pokud máte jakékoli dotazy nebo žádosti týkající se Vašich práv, kontaktujte nás prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v kapitole „Dotazy a kontakty“ níže.

Dotazy a kontakty

Pokud budete chtít využít jakékoliv své právo v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů nebo máte jiný dotaz či stížnost ohledně jejich zpracování, kontaktujte nás, prosím, osobně, poštou, telefonicky nebo e-mailem na níže uvedených kontaktech. V případě, že využijete možnosti kontaktovat nás poštou, využijte zalepenou obálku s onačením „NEOTVÍRAT – OZNAMOVATEL“.

Příslušná osoba: Tomáš Čermák
E-mail: oznameni.marmon@weinholdlegal.com
tel: +420 602 301 757
Adresa: Weinhold Legal, s.r.o. advokátní kancelář, IBC, Příkop 6, 602 00 Brno

Změny těchto zásad

Je možné, že se tyto zásady Společnost rozhodne změnit nebo aktualizovat. Aktuální znění budete mít vždy k dispozici na webových stránkách www.marmonfoodservice.cz v sekci Ochrana oznamovatelů/Whistleblowing a v rámci interní dokumentace Společnosti.